来源：武汉市住房保障和房屋管理局

发布时间：2017-02-28

 

各区房管局，市物业管理事务指导中心、市房产信息中心、市房产测绘中心，各开发建设单位，各物业服务企业：

 

为了进一步规范住宅小区物业管理行政备案行为，根据《物业管理条例》、《湖北省物业服务和管理条例》、《武汉市物业管理条例》以及有关文件的规定，本着加强监管、简化流程、方便企业的目的，现就做好住宅小区物业管理行政备案工作的有关事项通知如下：

 

一、行政备案范围

需要办理预（现）售手续的住宅类（含住宅和商住）开发建设项目。

 

二、行政备案事项

（一）物业管理区域备案

开发建设单位应当在取得建设工程规划许可证后三十日内，确定物业管理区域划分方案，到区房屋主管部门申请办理备案手续。备案办理时限为二十日。（具体流程见附件1）

物业管理区域备案号为“**区物区备[]号”。

 

（二）前期物业管理招标备案

除投标人少于3个或者住宅规模在3万平方米以下的新建项目外，开发建设单位应当在办理完物业管理区域备案后，预（现）售手续前，通过招投标方式选聘具有相应资质的物业服务企业，并按照《武汉市前期物业管理招标投标管理办法》的有关要求，在发布招标公告或者发出招标邀请书的十日前，到区房屋主管部门申请办理招标备案手续。备案办理时限为三个工作日。（具体流程见附件2）

前期物业管理招标备案号为“**区物招备[]号”。

 

（三）前期物业服务合同备案

开发建设单位通过招投标方式或经区房管部门批准采取协议方式选聘前期物业服务企业的，开发建设单位应当在申请《商品房预售许可证》或《商品房现售备案证》之前与中标人签订前期物业服务合同，并于签订前期物业服务合同之日起十五日内到区房屋主管部门申请办理前期物业服务合同备案手续，备案办理时限为三个工作日。（具体流程见附件3）

前期物业服务合同备案号为“**区物前合备[]号”。

 

（四）承接查验备案

新建项目交付前，开发建设单位应与前期物业服务企业办理物业承接查验手续，签订物业承接查验协议。物业服务企业应当自物业承接查验完成之日起三十日内到区房屋主管部门申请办理承接查验备案手续，备案办理时限为五个工作日。（具体流程见附件4）

承接查验备案号为“**区物承备[]号”。

 

（五）物业服务合同备案

业主大会成立后，业主委员会应当与业主大会决定选聘的物业服务企业签订物业服务合同。物业服务企业应当自物业服务合同签订之日起十五日内，到区房屋主管部门申请办理物业服务合同备案手续，备案办理时限为三个工作日。（具体流程见附件5）

物业服务合同备案号为“**区物合备[]号”。

 

三、有关要求

（一）提高认识，切实加强备案事项管理

做好住宅小区物业管理活动行政备案工作，对于规范开发建设单位行为，提高小区交付质量，引导督促物业服务企业履行职责具有十分重要的作用。各区房管局要高度重视，吃透文件精神，认真把握备案流程和有关要求，及时召开辖区开发建设单位、物业服务企业会议进行部署，确保备案工作落到实处。

 

（二）规范管理，做好备案事项档案资料管理

物业服务企业应当将各项行政备案事项中产生的有关文件、资料和记录建立档案，并妥善保管。区房管局应按照档案管理相关规定妥善保管物业管理行政备案资料。开发建设单位、物业服务企业、业主、业主委员会可依据档案管理相关规定，向区房管局申请查阅和复印备案资料。

 

（三）查漏补缺，建立完善小区基础信息台帐

各区房管局要以贯彻落实此次物业管理活动行政备案工作为契机，对辖区已经交付的开发建设项目进行全面清理，补办物业服务合同备案手续（含前期），并上传至武汉市物业管理综合系统，确保全市基础信息完整。

 

（四）加强检查，督促各区提高备案管理成效

市局物业处要将推动各区落实行政备案事项作为行政监管的重要内容，纳入年度绩效目标实施考核，每年对各区落实情况进行专项检查。市物业管理事务指导中心、市房产信息中心要根据文件要求，及时调整武汉市物业管理综合系统，并根据已有的基础数据信息，协助各区局做好项目清理和备案信息上传共享工作，及时解决工作中存在的问题。

对于商业项目，各区参照本通知执行。

 

本通知自2017年4月1日起施行，有效期5年。

 

附件：

1、物业管理区域备案流程

2、前期物业管理招标备案流程

3、前期物业服务合同备案流程

4、物业承接查验备案流程

5、物业服务合同备案流程

市住房保障和房屋管理局

2017年2月20日

附件1：

 

物业管理区域备案流程

 

一、办理主体：开发建设单位

 

二、办理时点：取得建设工程规划许可证后三十日内

 

三、办理时限：二十日

 

四、办理程序：

（一）申请

1、确定物业管理区域划分方案；

2、登陆“武汉市物业管理综合信息系统”，填写物业区域划分相关信息，扫描上传相关资料（包括土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程规划总平面图、工商营业执照）；

3、在系统中下载打印物业管理区域备案申请表；

4、携备案申请资料报项目所在地区房管局物业管理部门申请办理物业管理区域备案手续；

5、备案申请资料包括：

序号	资料内容	原件/复印件	是否盖章	数量
1	武汉市物业管理区域备案申请表	原件	盖单位公章	1
2	项目国有土地使用权证	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
3	建设用地规划许可证	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
4	建设工程规划许可证	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
5	建设工程规划总平面图	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
6	物业管理区域图	原件		1
7	开发企业工商营业执照副本	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
8	用地规划红线内需划分为两个以上（含两个）物业管理区域的书面说明	原件	盖单位公章	1
9	法律、法规和规章规定的其他材料

 

（二）受理

1、查看申请人提交备案要件是否齐全；

2、查看武汉市物业管理综合信息系统备案信息是否完整录入；

3、区房屋主管部门受理备案申请，向申请人出具《武汉市物业管理区域划分备案申请受理通知书》；资料不齐全的，在《武汉市物业管理区域划分备案申请受理通知书》上填写补正事项，一次性告知申请人。

 

（三）审查

1、审查申请资料是否准确，物业管理区域划分是否符合法律、法规和规章的规定；

2、核对武汉市物业管理综合信息系统物业区域备案信息录入是否准确，符合相关要求；

3、经审查符合条件的，出具《武汉市物业管理区域备案证明》。

 

附件2：

 

前期物业管理招标备案流程

 

一、办理主体：开发建设单位

 

二、办理时点：招标人发布招标公告或发出招标邀请书的十日前

 

三、办理时限：三个工作日

 

四、办理程序：

（一）申请

1、登陆“武汉市物业管理综合信息系统”，填写前期物业招标相关信息，扫描上传相关资料（包括招标公告或招标邀请书、招标文件、其他资料），已录入的可直接提取；

2、在系统中下载打印《武汉市前期物业管理招标备案申请表》；

3、携备案申请资料报项目所在地区房管局物业管理部门申请办理前期物业管理招标备案手续；

4、备案申请资料包括：

 

（二）受理

1、查看申请人提交备案要件是否齐全；

2、查看武汉市物业管理综合信息系统备案信息是否完整录入；

3、区房屋主管部门受理备案申请，向申请人出具《武汉市前期物业管理招标备案申请受理通知书》；资料不齐全的，在《武汉市前期物业管理招标备案申请受理通知书》上填写补正事项，一次性告知申请人。

 

（三）审查

1、审查申请资料是否准确，符合法律、法规和规章的规定；

2、核对武汉市物业管理综合信息系统招标备案信息录入是否准确，符合相关要求；

3、经审查符合条件的，出具《武汉市前期物业管理招标备案证明》。

 

附件3：

 

前期物业服务合同备案流程

 

一、办理主体：开发建设单位

 

二、办理时点：开发建设单位与中标人签订前期物业服务合同之日起十五日内

 

三、办理时限：三个工作日

 

四、办理程序：

（一）申请

1、登陆“武汉市物业管理综合信息系统”，填写前期物业服务合同备案相关信息，扫描上传相关资料（包括物业服务企业营业执照，物业服务企业资质证书、评标委员会的评标报告、中标人的投标文件、中标通知书、区局同意协议选聘的证明、前期物业服务合同、其他资料），已录入的可直接提取；

2、在系统中下载打印《武汉市前期物业服务合同备案申请表》；

3、携备案申请资料报项目所在地区房管局物业管理部门申请办理前期物业服务合同备案手续；

4、备案申请资料包括：

序号	资料内容	原件/复印件	是否盖章	数量
1	武汉市前期物业服务合同备案申请表	原件	盖单位公章	1
2	开发企业营业执照副本	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
3	物业服务企业营业执照副本	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
4	物业服务企业资质证书副本	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
5	评标委员会的评标报告	原件		1
6	中标人的投标文件	原件		1
7	中标通知书	原件		1
8	区局同意协议选聘的证明	原件		1
9	前期物业服务合同	原件		1
10	法律、法规和规章规定的其他材料

（二）受理

1、查看申请人提交备案要件是否齐全；

2、查看武汉市物业管理综合信息系统备案信息是否完整录入；

3、区房屋主管部门受理备案申请，向申请人出具《武汉市前期物业服务合同备案申请受理通知书》；资料不齐全的，在《武汉市前期物业服务合同备案申请受理通知书》上填写补正事项，一次性告知申请人。

（三）审查

1、审查申请资料是否齐全，是否符合法律、法规和规章的规定；

2、核对武汉市物业管理综合信息系统招标备案信息录入是否准确，符合相关要求；

3、经审查符合条件的，出具《武汉市前期物业服务合同备案证明》。

 

附件4：

 

物业承接查验备案流程

 

一、办理主体：前期物业服务企业

 

二、办理时点：自物业承接查验完成之日起三十日内

 

三、办理时限：五个工作日

 

四、办理程序：

（一）申请

1、登陆“武汉市物业管理综合信息系统”，填写物业承接查验相关信息；扫描上传相关资料（包括临时管理规约、物业承接查验协议、建设单位移交资料清单、查验记录、交接记录、其他资料），已录入的可以直接提取；

2、在系统中下载打印《武汉市物业承接查验备案申请表》；

3、携备案申请资料报项目所在地区房管局物业管理部门申请办理物业承接查验备案手续；

4、备案申请资料包括：

序号	资料内容	原件/复印件	是否盖章	数量
1	武汉市物业承接查验备案申请表	原件	盖单位公章	1
2	前期物业服务合同	查验原件
3	临时管理规约	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
4	物业承接查验协议	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
5	建设单位移交资料清单	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
6	查验记录	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
7	交接记录	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
8	法律、法规和规章规定的其他材料

 

（二）受理

1、查看申请人提交备案要件是否齐全；

2、查看武汉市物业管理综合信息系统备案信息是否完整录入；

3、区房屋主管部门受理备案申请，向申请人出具《武汉市物业承接查验备案申请受理通知书》；资料不齐全的，在《武汉市物业承接查验备案申请受理通知书》上填写补正事项，一次性告知申请人。

 

（三）审查

1、审查申请资料是否准确，是否符合法律、法规和规章的规定；

2、核对武汉市物业管理综合信息系统物业承接查验信息录入是否准确，符合相关要求；

3、经审查符合条件的，出具《武汉市物业承接查验备案证明》。

 

附件5：

 

物业服务合同备案流程

 

一、办理主体：物业服务企业

 

二、办理时点：自物业服务合同签订之日起十五日内

 

三、办理时限：三个工作日

 

四、办理程序：

（一）申请

1、登陆“武汉市物业管理综合信息系统”，填写物业服务合同备案相关信息；扫描上传相关资料（包括物业服务企业营业执照、法人代表身份证、物业服务企业资质证书、物业服务合同、业主表决结果及决议、其他资料），已录入的可直接提取；

2、在系统中下载打印《武汉市物业服务合同备案申请表》；

3、携备案申请资料报项目所在地区房管局物业管理部门申请办理物业服务合同备案手续；

4、备案申请资料包括：

序号	资料内容	原件/复印件	是否盖章	数量
1	武汉市物业服务合同备案申请表	原件	盖单位公章	1
2	物业服务企业营业执照副本	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
3	法人代表身份证	复印件	复印件 盖单位公章	1
4	物业服务企业资质证书副本	查验原件 收复印件	复印件 盖单位公章	1
5	物业服务合同	原件		1
6	业主表决结果及决议	查验原件 收复印件	复印件盖业主委员会公章	1
7	法律、法规和规章规定的其他材料

 

（二）受理

1、查看申请人提交备案要件是否齐全；

2、查看武汉市物业管理综合信息系统备案信息是否完整录入；

3、区房屋主管部门受理备案申请，向申请人出具《武汉市物业服务合同备案申请受理通知书》；资料不齐全的，在《武汉市物业服务合同备案申请受理通知书》上填写补正事项，一次性告知申请人。

 

（三）审查

1、审查申请资料是否齐全，符合法律、法规和规章的规定；

2、核对武汉市物业管理综合信息系统招标备案信息录入是否准确，符合相关要求；

3、经审查符合条件的，出具《武汉市物业服务合同备案证明》。